Từ nhiều năm trước, các nhà quản trị Việt đã không còn xa lạ gì với khái niệm phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để triển khai ERP đúng, đủ và có hiệu quả trong thực tế vận hành doanh nghiệp lại là một bài toán phức tạp, và ERP không chắc đã phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm ERP là gì?

ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,...

Mô hình cấu trúc của ERP với các phân hệ chính (Nguồn ảnh: www.fast.com.vn)

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)

• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

• Quản lý mua hàng (Purchase Control)

• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

• Quản lý dự án (Project Management)

• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

• Quản lý dịch vụ (Service Management)

• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

• Báo cáo thuế (Tax Reports)

• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

Bài viết này sẽ có ích cho những nhà quản trị doanh nghiệp đang cân nhắc về ERP.

Trước hết, cần hiểu rõ về khái niệm phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Có rất nhiều cách để định nghĩa ERP nhưng có thể được hiểu một cách đơn giản, ERP là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin tất cả trong một (all-in-one) vào trong quản lý hoạt động kinh doanh, phản ánh mọi hoạt động phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình và các nguồn lực hiện có của mình.

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các lập trình gần như cố định có sẵn. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự đến theo dõi đơn hàng,… đều do duy nhất một phần mềm máy tính hỗ trợ và sử dụng một dòng dữ liệu chung duy nhất.

Có nên triển khai một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại Việt Nam?

Để đưa đến quyết định có áp dụng một công cụ mới vào doanh nghiệp hay không, chắc chắn doanh nghiệp phải dựa vào nhu cầu của mình trước. Nếu bạn cần cải tiến từ A-Z quy trình làm việc của doanh nghiệp và tập trung nhấn mạnh vào một lĩnh vực nhất định, ERP là một lựa chọn phù hợp. Bạn có thể tìm hiểu xem đâu là phần mềm ERP nổi trội về phòng ban tài chính - kế toán, đâu là phần mềm có module quản lý đơn hàng chuyên sâu,... để đưa ra quyết định. Lưu ý rằng với đa số các phần mềm ERP, khi một module được tập trung phát triển thì phần còn lại chỉ dừng ở mức độ cơ bản.

Còn nếu bạn chỉ có nhu cầu quản lý một số bộ phận / phòng ban nhất định, bạn có thể chọn mua các phần mềm chuyên biệt rồi tích hợp chúng vào nền tảng có sẵn của doanh nghiệp thay vì phải thay đổi từ A-Z một hệ thống cồng kềnh.

Điều đáng lưu tâm thứ hai là chi phí. Để có thể bắt đầu áp dụng một công cụ hỗ trợ, bạn cần hoạch định rõ ràng chi phí triển khai và chi phí cơ hội. Hãy so sánh chúng với lợi ích doanh nghiệp có thể nhận về. Dưới đây là bảng giá tham khảo của phần mềm ERP khi triển khai ở Việt Nam:

Bảng giá tham khảo của phần mềm ERP khi triển khai ở Việt Nam

Liệu bỏ ra $42.000 (tương đương khoảng 950 triệu VNĐ) cho một phần mềm quản lý ERP ở Việt Nam có phải là một giải pháp phù hợp?

Ngoài ra, chi phí cơ hội khi triển khai một giải pháp ERP không hề nhỏ. Bởi lẽ ERP là một hệ thống phần mềm khổng lồ xuyên suốt từ A-Z của quy trình vận hành, nên một khi đã quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp buộc phải đánh cược. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra, cả chuỗi vận hành sẽ bị tê liệt, thậm chí sụp đổ. Việc gây dựng lại doanh nghiệp từ đầu không phải nhà quản trị nào cũng sẵn sàng thực hiện.

Sau khi đã quyết định có hay không triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, hãy xét tới tính năng và chất lượng của các giải pháp ERP mà nhà sản xuất cung cấp. Một phần mềm ERP hữu dụng phải đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau:

• Từng module phải đảm trách một nghiệp vụ tách biệt: Phần mềm ERP chỉ phát huy tác dụng khi có các module tương ứng với từng chức năng kinh doanh, và mỗi module mỗi chỉ đảm trách một nghiệp vụ nhất định. Các module này phải được lập trình để vận hành theo đúng các quy định và pháp luật tại Việt Nam.
• Các module phải có tính tích hợp chặt chẽ: Các module cần được tích hợp với nhau tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt thì mới có thể đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu và dễ dàng luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Có như vậy, ERP mới thực sự là một chuỗi vận hành logic.
• Hệ thống ERP phải có tính mở: Tính mở được đánh giá thông qua khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có hệ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp và ứng dụng thứ ba. Tuy nhiên, các phần mềm ERP hiện nay còn khá hạn chế về tính mở, chúng thường được lập trình cố định và không tương thích với các các ứng dụng bên ngoài.

Kinh nghiệm triển khai ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

1. Triển khai theo từng giai đoạn

Vấn đề chủ yếu trong việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là các thành viên, từ nhân viên tới nhà quản trị, đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP theo nhiều giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.
• Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng,... Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vàp các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
• Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.

Giai đoạn 1 và 2: nói chung có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn.

2. Chạy thử

Do việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP làm thay đổi quy trình, thói quen làm việc của mọi người nên việc đào tạo và chạy thử chương trình là rất quan trọng. Chỉ sau khi mọi người chạy thử chương trình thật trơn tru mới đưa vào sử dụng thực được. Không được quá nóng vội trong giai đoạn này.

Bạn có thể chạy thử phần mềm qua 3 giai đoạn sau:

3. Tham khảo giải pháp thay thế

Hiện nay, khi công nghệ phần mềm đã phát triển hơn, nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã lựa chọn sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực / bộ phận khác nhau thay vì sử dụng một hệ thống ERP duy nhất. Ví dụ, riêng trong lĩnh vực phần mềm quản lý công việc và dự án, có thể kể ra một vài cái tên nổi tiếng như Asana, Jira, Wework, Wrike, Trello,...

Ngay tại Việt Nam, một số công ty công nghệ đã cho ra mắt bộ giải pháp bao gồm nhiều phần mềm chuyên biệt. Các phần mềm này sở hữu tính năng chuyên sâu và hoạt động độc lập với nhau, nhưng cùng thống nhất trên một nền tảng cơ sở dữ liệu nhờ cơ chế APIs mở. Bạn có thể tuỳ ý lựa chọn một hoặc một số phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp.